Конфіденційність

Отримано з Yrkestrafikk Edition 1 у 2023 році

Чи знаєте ви, скільки інформації про вас має ваш роботодавець?

Технології дозволяють компаніям збирати величезну кількість інформації про своїх співробітників. Як сильно ви гальмували автобус, скільки дизельного палива витратила вантажівка, скільки коробок ви сканували. Як довго триває ваша перерва в туалеті та з ким ви пили каву після обіду.

Ця інформація може зробити роботу ефективнішою. ​​Але це також може означати, що роботодавець має інформацію, якої він не повинен мати. Тому важливо, щоб збір, зберігання та використання інформації здійснювалися правильно.  

Право на обговорення

Заходи контролю та зберігання/використання персональних даних слід обговорити з представниками працівників. Це важливо. Як тому, що зберігання/використання персональних даних не порушує нормативних актів, так і тому, що важливо, щоб працівники знали, яка інформація про них зберігається та для чого ця інформація буде використовуватися.

Тому важливо, щоб профспілкові уповноважені стежили за цим правом. Як профспілковий уповноважений, ви повинні звернутися з проханням про обговорення заходів контролю/зберігання персональних даних. Це можна легко зробити, надіславши електронного листа компанії із запитом на обговорення відповідно до Розділу 9-2 Закону про робоче середовище або Розділу 9-11 Основної угоди.

Що слід обговорити?

Важливо, щоб працівники знали, яка інформація збирається та для чого ця інформація використовується. Це важливо для забезпечення безпеки працівників. Тому роботодавець повинен надати інформацію про те, яка інформація збирається та для чого вона буде використовуватися.

У компаніях, де існує колективний договір, Базова угода вимагає, щоб це обговорювалося між компанією та профспілковими представниками. Таким чином, профспілкові представники можуть допомогти розробити розпорядок дня, щоб це робили безпечним чином.

Розділ 9-11 № 1 Основної угоди

Сторони обговорюють на місцевому рівні, які персональні дані може реєструвати компанія, а також як вони будуть зберігатися та використовуватися.

Не забудьте скласти протокол обговорень. У ньому буде задокументовано, яку інформацію зберігає компанія, як довго ця інформація зберігатиметься та для чого вона використовуватиметься.

Яка мета?

Якщо компанія зберігає персональні дані своїх співробітників, вона повинна визначити мету, для якої вона зберігає ці дані. Це має вирішальне значення для того, яку інформацію компанія може зберігати, як довго та як ця інформація може зберігатися, а також для чого компанія може використовувати цю інформацію.

Наприклад, якщо компанія зберігає лікарняні листки. Якщо метою є виплата лікарняних протягом періоду, встановленого роботодавцем, це може обмежити обсяг інформації, що зберігається, та термін зберігання цієї інформації компанією. Для виплати лікарняних вам потрібна лише інформація про те, що працівник хворів. Необов'язково зберігати інформацію про те, якою хворобою хворіє працівник.

Крім того, мета буде досягнута після виплати лікарняного. Тоді немає потреби зберігати інформацію протягом тривалого періоду часу. Роботодавець повинен видалити лікарняний. Правила також чітко вказують, що інформацію не можна використовувати для інших цілей.

Наприклад, лікарняні не можуть бути використані для звільнення працівника або для обґрунтування відхилення заявки на роботу. Роботодавець може використовувати цю інформацію лише для зазначених цілей. Тому мета має бути визначена в протоколі.  

Шлях уперед

Якщо ви досягнете згоди, запишіть її у протокол. Працівники зможуть ознайомитися з тим, яка інформація зберігається, як це робиться та для чого ця інформація буде використовуватися. Якщо профспілковий керівник не погоджується з компанією щодо необхідності, ви можете написати звіт про розбіжності. Звіт можна надіслати до профспілки, яка може допомогти вам.