Logg inn
Søk
1. Hvilke opplysninger behandler du – og hvorfor?
Gå gjennom hvilke personopplysninger du lagrer, og vurder alltid om det er nødvendig for formålet. Behandle kun informasjon som du faktisk trenger i vervet ditt.
2. Ikke del personopplysninger med andre
Opplysninger om medlemmer skal aldri deles med uvedkommende. Vær varsom med alt du mottar og alt du videreformidler.
3. Sikker lagring
Personopplysninger kan lagres både elektronisk og på papir, men det skal alltid gjøres sikkert.
- Sørg for at dokumenter ikke ligger åpent fremme.
- Beskytt digitale filer med passord eller tilgangskontroll.
- Bruk egen e-postkonto i vervet som tillitsvalgt.
Felles postkasse?
Hvis du må bruke en delt eller felles e-post, skal meldinger slettes etter at de er håndtert.
4. Riktige og oppdaterte opplysninger
Du må sikre at informasjonen du behandler er korrekt. Oppdater opplysningene ved behov, og hent samtykke når du påtar deg oppdrag for medlemmer.
5. Sikker kommunikasjon
Når du sender eller mottar personopplysninger:
- bruk passordbeskyttelse eller annen kryptering
- bruk skjult adresseliste ved utsending
- ikke send følsomme detaljer ukryptert
Ved oversendelse til YTF
Bruk alltid sikker kommunikasjon når du sender dokumenter til sekretariatet.
6. Når det skjer utskiftning av tillitsvalgte
Når en ny tillitsvalgt overtar, skal du:
- gå gjennom alle personopplysninger du har lagret
- slette det som ikke skal videreføres
- kun overføre det som er nødvendig
- informere den nye tillitsvalgte om rutiner og ansvar
7. Sletting av personopplysninger
Vurder fortløpende om du fortsatt trenger opplysningene. Når formålet er oppfylt, eller informasjonen ikke lenger er nødvendig, skal den slettes.
8. Innsynsrett
Medlemmer har rett til innsyn i hvordan deres personopplysninger behandles. Dette skal besvares uten unødig opphold.
9. Avvik – når noe går galt
Dersom det skjer et brudd på personvernreglene, skal du varsle umiddelbart.
Kontakt YTFs personvernombud:
Advokat Josefine Wærstad, josefine@ytf.no
Rask varsling gjør at YTF kan håndtere avviket riktig og redusere risiko for medlemmene.
Trenger du hjelp eller råd?
Har du spørsmål om personvern i vervet ditt?
Ta kontakt med sekretariatet for veiledning og støtte.