Confidențialitate

Preluat din Yrkestrafikk ediția 1 în 2023

Știi câte informații deține angajatorul tău despre tine?

Tehnologia permite companiilor să colecteze o cantitate imensă de informații despre angajații lor. Cât de tare frânezi autobuzul, câtă motorină a consumat camionul, câte cutii ai scanat. Cât durează pauza ta de baie și cu cine ai băut cafeaua după prânz.

Informațiile pot face munca mai eficientă. Dar pot însemna și că angajatorul deține informații pe care nu ar trebui să le dețină. Prin urmare, este important ca colectarea, stocarea și utilizarea informațiilor să fie făcute corect.  

Dreptul de a discuta

Măsurile de control și stocarea/utilizarea datelor cu caracter personal ar trebui discutate cu reprezentanții angajaților. Acest lucru este important. Atât pentru că stocarea/utilizarea datelor cu caracter personal nu încalcă reglementările, cât și pentru că este important ca angajații să știe ce informații sunt stocate despre ei și la ce vor fi utilizate aceste informații.

Prin urmare, este important ca reprezentanții sindicatelor să respecte acest drept. În calitate de reprezentant sindicat, ar trebui să solicitați discuții despre măsurile de control/stocarea datelor cu caracter personal. Acest lucru se poate face cu ușurință trimițând un e-mail companiei prin care solicitați discuții în conformitate cu Secțiunea 9-2 din Legea privind mediul de lucru sau Secțiunea 9-11 din Acordul de bază.

Ce ar trebui discutat?

Este important ca angajații să știe ce informații sunt colectate și la ce sunt utilizate. Acest lucru este esențial pentru asigurarea siguranței angajaților. Prin urmare, angajatorul trebuie să furnizeze informații despre ce informații sunt colectate și la ce vor fi utilizate.

În companiile în care există un contract colectiv de muncă, Acordul de bază prevede ca acesta să fie discutat între companie și reprezentanții sindicatelor. În acest fel, reprezentanții sindicatelor pot ajuta la conceperea unor rutine, astfel încât acest lucru să se desfășoare în siguranță.

Acordul principal Secțiunea 9-11 nr. 1

Părțile vor discuta la nivel local ce date cu caracter personal poate înregistra compania și cum vor fi acestea stocate și utilizate.

Nu uitați să redactați procese-verbale ale discuțiilor. Acestea vor documenta ce informații stochează compania, cât timp vor fi stocate informațiile și la ce vor fi utilizate.

Care este scopul?

Dacă o companie stochează date cu caracter personal despre angajații săi, aceasta trebuie să definească scopul pentru care stochează datele. Acest lucru este crucial pentru ce informații poate stoca compania, cât timp și cum pot fi stocate informațiile și, ulterior, pentru ce poate utiliza compania informațiile.

De exemplu, dacă firma stochează certificate de concediu medical. Dacă scopul este de a plăti concediul medical în perioada angajatorului, acest lucru poate limita cantitatea de informații stocate și durata de timp în care firma poate stoca informațiile respective. Pentru a plăti concediul medical, aveți nevoie doar de informații care să ateste că angajatul a fost bolnav. Nu este necesar să stocați informații despre boala pe care o suferă angajatul.

În plus, scopul va fi atins după ce concediul medical a fost plătit. Atunci nu este nevoie să se stocheze informațiile pentru o perioadă mai lungă de timp. Angajatorul trebuie apoi să șteargă concediul medical. De asemenea, reglementările sunt clare în ceea ce privește faptul că informațiile nu pot fi utilizate în alte scopuri.

De exemplu, înregistrările privind concediile medicale nu pot fi folosite pentru a concedia un angajat sau pentru a justifica respingerea unei cereri de angajare. Angajatorul poate utiliza informațiile doar în scopurile menționate. Prin urmare, scopul trebuie definit în protocol.  

Calea de urmat

Dacă ajungeți la o înțelegere, consemnați acordul în procesul-verbal. Angajații se pot familiariza apoi cu ce informații sunt stocate, cum se face acest lucru și la ce vor fi utilizate informațiile. Dacă reprezentantul sindical nu este de acord cu compania cu privire la ceea ce este necesar, puteți redacta un raport de dezacord. Raportul poate fi trimis sindicatului, care vă poate ajuta în continuare.