Prywatność

Pobrano z Yrkestrafikk, wydanie 1 z 2023 r

Czy wiesz, ile informacji o Tobie ma Twój pracodawca?

Technologia pozwala firmom gromadzić ogromną ilość informacji o swoich pracownikach. Jak mocno hamujesz autobusem, ile oleju napędowego zużyła ciężarówka, ile pudełek zeskanowałeś. Jak długa jest twoja przerwa na toaletę i z kim piłeś kawę po lunchu.

Informacje te mogą usprawnić pracę. Mogą jednak również oznaczać, że pracodawca posiada informacje, których nie powinien posiadać. Dlatego ważne jest, aby gromadzenie, przechowywanie i wykorzystywanie tych informacji odbywało się prawidłowo.  

Prawo do dyskusji

Środki kontroli oraz przechowywanie/wykorzystywanie danych osobowych należy omówić z przedstawicielami pracowników. Jest to ważne. Zarówno dlatego, że przechowywanie/wykorzystywanie danych osobowych nie narusza przepisów, jak i dlatego, że ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, jakie informacje na ich temat są przechowywane i do czego będą wykorzystywane.

Dlatego ważne jest, aby przedstawiciele związków zawodowych egzekwowali to prawo. Jako przedstawiciel związków zawodowych powinieneś zatem wnioskować o rozmowy na temat środków kontroli/przechowywania danych osobowych. Można to łatwo zrobić, wysyłając wiadomość e-mail do firmy z prośbą o rozmowy zgodnie z art. 9-2 Ustawy o środowisku pracy lub art. 9-11 Umowy Podstawowej.

Co powinniśmy omówić?

Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, jakie informacje są gromadzone i do czego są wykorzystywane. Jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników. Dlatego pracodawca musi zapewnić im informacje o tym, jakie informacje są gromadzone i do czego będą wykorzystywane.

W firmach, w których obowiązuje układ zbiorowy pracy, Umowa Zasadnicza wymaga, aby kwestia ta została omówiona między firmą a przedstawicielami zakładu. W ten sposób przedstawiciele zakładu mogą pomóc w opracowaniu procedur, aby odbywało się to w bezpieczny sposób.

Umowa główna § 9-11 nr 1

Strony ustalą na miejscu, jakie dane osobowe spółka może rejestrować oraz w jaki sposób będą one przechowywane i wykorzystywane.

Pamiętaj o sporządzaniu protokołów z rozmów. Będą one dokumentować, jakie informacje firma przechowuje, jak długo będą one przechowywane i do czego będą wykorzystywane.

Jaki jest cel?

Jeśli firma przechowuje dane osobowe swoich pracowników, musi określić cel, w jakim je przechowuje. Ma to kluczowe znaczenie dla tego, jakie informacje firma może przechowywać, jak długo i w jaki sposób, a także do czego może je później wykorzystać.

Na przykład, jeśli firma przechowuje zwolnienia lekarskie. Jeśli celem jest wypłata zasiłku chorobowego w okresie zatrudnienia przez pracodawcę, może to ograniczyć ilość przechowywanych informacji i czas ich przechowywania przez firmę. Aby wypłacić zasiłek chorobowy, wystarczy informacja o chorobie pracownika. Nie ma konieczności przechowywania informacji o chorobie pracownika.

Co więcej, cel zostanie osiągnięty po wypłaceniu zasiłku chorobowego. Nie ma wówczas potrzeby przechowywania informacji przez dłuższy czas. Pracodawca musi wówczas usunąć zwolnienie chorobowe. Przepisy jasno określają również, że informacji nie można wykorzystywać do innych celów.

Na przykład, rejestry zwolnień lekarskich nie mogą być wykorzystywane do zwolnienia pracownika ani do uzasadnienia odrzucenia aplikacji o pracę. Pracodawca może wykorzystywać te informacje wyłącznie do wskazanych celów. Cel musi zatem zostać określony w protokole.  

Droga naprzód

Jeśli dojdziecie do porozumienia, wpiszcie je do protokołu. Pracownicy będą mogli wtedy zapoznać się z tym, jakie informacje są przechowywane, w jaki sposób i do czego będą wykorzystywane. Jeśli przedstawiciel zakładu nie zgadza się z pracodawcą co do tego, co jest konieczne, możesz sporządzić protokół rozbieżności. Raport można przesłać do związku zawodowego, który może udzielić dalszej pomocy.